В современном мире автоматизация процессов управления играет ведущую роль в повышении эффективности работы компании. Одним из самых простых вариантов применения новых бизнес технологий является введение электронного документооборота (ЭД). Система ЭД просто незаменима в крупных компаниях с внушительными бумажными архивами.
С точки зрения руководства компании внедрение системы электронного документооборота позволит ускорить обработку информации сотрудников, избавит коллектив от бумажной работы и необходимости выделения площади под хранение архивов договоров и приказов. А вот сами сотрудники с подозрением относятся к нововведениям.
Это объясняется тем, что ЭД направлен на повышение контроля качества работы персонала, не позволяет перекладывать ответственность и недобросовестно относиться к заданиям. Ведь в любой момент можно проверить, кто отвечал за выполнение той или иной работы. Никому не хочется иметь такого беспристрастного контролера. Намного проще и успешнее введение технологии электронного документооборота произойдет в слаженном коллективе, где внутренние и внешние документы тщательно нумеруются, подшиваются и хранятся в хронологическом порядке. Внедрение такого метода автоматизации бизнес процессов лучше начинать с перехода на внутренний ЭД, а только потом на внешний.
Если же сотрудники игнорируют электронные документы и по-прежнему несут руководителю на подпись стопки бумаг, достаточно просто издать приказ об однозначном переходе на ЭД. При этом необходимо пометить, что бумажные документы определенных видов больше не принимаются. В результате освободится рабочее время на более полезные занятия персонала, чем прогулка до кабинета директора, сопровождающаяся походом в курилку или веселой беседой с секретарем в приемной.
После автоматизации бизнес процесса документооборот становится предельно ясным: руководитель в электронном виде отправляет задание, подчиненный принимает его к исполнению, выполняет работу и отсылает отчет. Стоит отметить, что внедрение электронного документооборота требует целого комплекса мер, направленных на его развитие в организации. Нужно учитывать период адаптации персонала к новой технологии, а также постоянно контролировать использование системы ЭД, чтобы он смог «прижиться» в компании.
Важно объяснить сотрудникам эффективность и полезность применяемой системы не только для организации в целом, но и для каждого работника. Необходимо объяснить удобство электронных документов, экономию сил и времени персонала, обучить каждого сотрудника работе в системе. Работники должны осознавать поставленные перед ними цели, ощущать степень участия каждого в системе электронного документооборота. Руководитель должен ясно объяснить цели автоматизации бизнес процессов компании.
Большей эффективности применения ЭД можно достичь, если грамотно распределить права и обязанности по ее использованию, прописать возможные операции с различными типами документов. Также можно использовать мотивационные схемы (бонусы самым активным участникам системы ЭД), сделать рядовых сотрудников помощниками во внедрении новой технологии. Так, продумайте систему рацпредложений и замечаний по поводу работы электронного документооборота.
Поверьте, потраченные денежные средства, время и усилия руководства окупятся вдвойне: вы получите налаженный документооборот организации и грамотных квалифицированных специалистов. Помимо этого ваша компания сможет гордиться применением современных технологий автоматизации бизнес процессов.
